Prelucrarea datelor cu caracter personal de către GRĂDINIȚA CU PROGRAM PRELUNGIT ,,LA PITICUL VESEL”

Cu toții am auzit de Regulamentul nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date (Regulamentul general privind protecţia datelor) și cât de important este să ne asigurăm ce se întâmplă cu datele noastre personale.

Inclusiv GRĂDINIȚA CU PROGRAM PRELUNGIT ”LA PITICUL VESEL” vrea să vă asigure că face tot posibilul să respecte drepturile, interesele și libertățile dumneavoastră fundamentale, mai ales în ceea ce privește educația copiilor prin asigurarea condițiilor optime de derulare a procesului de învățământ și respectând normele privind prelucrarea datelor cu caracter personal.

Astfel, venim în sprijinul dumneavoastră cu această informare prin care încercăm să prezentăm modul în care are loc prelucrarea datelor cu caracter personal de către Grădinița noastră și prin care ne asigurăm că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt prelucrate responsabil și în conformitate cu noul cadru legal aplicabil în materia protecției persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date.

Puteți găsi mai jos informații cu privire la identitatea și datele noastre de contact. Această notă conţine informaţii importante, aşadar, vă încurajăm să acordaţi timpul necesar pentru a o citi în întregime şi cu atenţie. Nu ezitaţi să ne comunicaţi orice nelămuriri aţi avea. Dorim să fie clar pentru dumneavoastră cum folosim datele dumneavoastră şi modul în care le protejăm. Conţinutul acestei informari este pur informativ şi nu afectează drepturile pe care vi le oferă legislaţia. Vom face tot posibilul pentru a vă facilita exercitarea acestora. De asemenea, vrem să vă învederăm că dacă nu ne oferiți datele menționate în această notă de informare nu va fi posibil pentru noi să prestăm serviciile pentru care ați înscris copilul/copii la această grădiniță.

1. Cine suntem?

GRĂDINIȚA CU PROGRAM PRELUNGIT ,,LA PITICUL VESEL” asigură servicii educaționale acreditate de către Ministerul Educației Naționale, conform standardelor de calitate prevăzute pentru învaţământul preșcolar, resurse umane calificate, infrastructura dotărilor şi cadrul necesar desfășurării în bune condiţii a activitaţilor educative, specifice nivelului de vârsta al copilului, ariei curriculare prevazută în normele legislatiei în acest domeniu.

Scopul nostru este să asigurăm condiţii optime de derulare a procesului de învăţământ, specific nivelului preșcolar, prin implicarea directa a educatorului/profesorului pentru învățământ preșcolar şi atragerea în procesul educațional a interesului  părinților, în beneficiul copilului.

 

Datele noastre de contact:

Denumire completă: Grădinița CU PROGRAM PRELUNGIT ,,LA PITICUL VESEL;

Adresă sediu social și pentru corespondență: Str. Rulmentului, Nr.9B, loc. Suceava, jud. Suceava

Adresă de email: contact@lapiticulvesel.ro , la această adresă ne puteți scrie orice sugestii sau întrebări referitoare la protecţia datelor dumneavoastră cu caracter personal.

 

Astfel, vă aducem la cunoștință faptul că Grădinița CU PROGRAM PRELUNGIT ,,LA PITICUL VESEL”  este operator de date cu caracter personal.

 

2. Ce date cu caracter personal prelucrăm?

Datele cu caracter personal referitoare la dumneavoastră pe care le vom prelucra sunt datele obținute direct de la dumneavoastră și includ următoarele categorii de date:

– Detalii personale (pot include date cu caracter personal sensibile, prin extrapolarea datelor personale sensibile furnizate pentru copiii dumneavoastră), cum ar fi: nume; prenume; sex; data naşterii/ vârsta; profesie, situația familială, înregistrări video (în incintele noastre unde avem instalate camere CCTV de supraveghere video – acolo unde există, acestea sunt indicate prin semne la vedere); cod numeric personal (CNP); restul informațiilor din actul dumneavoastră de identitate (inclusiv data emiterii, data expirării actului, locul naşterii), restul informațiilor din cererea de înscriere la Grădiniță, precum și a celorlalte documente din dosarul copilului, menționate în contract.

– Detalii personale privind copiii dumneavoastră (includ date cu caracter personal sensibile), cum ar fi: nume; prenume; nume de alint; sex; data naşterii/ vârsta; locul nașterii, cetăţenie; naționalitate, religie, nevoi speciale de educație, domiciliu, situația tutorilor legali, înregistrări video (în incintele noastre unde avem instalate camere CCTV de supraveghere video – acolo unde există, acestea sunt indicate prin semne la vedere); cod numeric personal (CNP); restul informațiilor din certificatul de naștere (inclusiv data emiterii, locul naşterii) precum și a altor documente existente la dosarul copilului, conform celor indicate în contract

– Detalii personale și detalii de contact privind persoanele autorizate să preia copiii de la Grădinița la finalul programului sau privind persoanele care pot fi contactate în caz de urgență (dacă tutorii legali nu au răspuns încercărilor noastre de a-i contacta cu prioritate), cum ar fi: nume, prenume, relația cu copilul, telefon mobil/fix, restul informațiilor din actul lor de identitate pe care îl stocăm în copie (inclusiv CNP, data emiterii, data expirării actului, locul naşterii). Prin furnizarea către noi a acestor date vă obligați să obțineți de la acestea consimțămantul lor expres privind prelucrarea datelor lor personale.

– Detalii de contact, cum ar fi: adresă de domiciliu/ reşedinţă; număr de telefon mobil/fix; număr de fax; adresă de email.

– Date medicale (date cu caracter personal sensibile) privind copiii dumneavoastră (posibil în unele cazuri și ale membrilor familiei), cum ar fi: simptome; boli anterioare; analize medicale; medicamente administrate în trecut; grupă sangvină; recomandări medicale; avize medicale, fișe medicale, fișe privind situația vaccinarilor/carnete de vaccinări; alte informaţii medicale pe care ni le oferiţi cu privire la copiii dumneavoastră înscriși la grădiniță, ori uneori cu privire la membrii familiei, detalii despre medicul de familie.

– Detalii de plată, cum ar fi: adresă de facturare; numărul contului bancar sau al cardului bancar/cod IBAN; numele şi prenumele titularului contului bancar sau al cardului bancar (poate fi altul decât dumneavoastră dacă altcineva a efectuat plata unei facturi în numele și pentru dumneavoastră); data de la care cardul bancar este valabil; data expirării cardului bancar.

– Detalii profesionale, cum ar fi: angajator; funcție; profesie.

– Opinii şi viziuni (pot include date sensibile), cum ar fi: orice opinii şi viziuni pe care ni le transmiteţi sau orice opinii şi viziuni pe care le postaţi public despre noi pe reţelele de socializare (social media) sau pe care le faceţi cunoscute pe alte canale publice.

– Date referitoare la interacțiunea cu noi, cum ar fi: evidențe ale interacţiunilor dumneavoastră cu noi; detalii referitoare la istoricul tranzacțiilor dumneavoastră cu noi.

După cum reiese din lista de mai sus, este posibil să ne furnizați informații cu privire la alte persoane – de exemplu, istoricul medical al rudelor dumneavoastră, informații despre medicul de familie, datele persoanelor autorizate de dumneavoastră să aducă sau să preia copiii, sau să fie contactate în caz de urgențe. Atunci când datele se referă la persoane identificate sau pe care le putem identifica, vom trata aceste informații drept date cu caracter personal ale acelor persoane şi le vom acorda şi lor protecţia necesară.

 

3. Cum colectăm datele dumneavoastră personale?

3.1. Colectăm datele dumneavoastră direct de la dumneavoastră, atunci când: – transmiteți pe email-ul nostru diverse informații, și/sau; – completați/semnați contractul/acordul de școlarizare și/sau; – completați/semnați orice alte acte/formulare electronice legate de derularea relației noastre, fie în baza unui contract semnat, fie în vederea semnării unui contract, sau oricând pe parcursul derulării contractului; – constituiți dosarul de școlarizare al fiecărui copil înscris la grădiniță conform listei indicate orientativ în contract.

Astfel, vă aducem la cunoștință că Dumneavoastră furnizați datele în mod voluntar. Încercăm în mod constant să păstrăm datele dumnevaoastră cât mai corecte și la zi. Pentru aceasta desfășurăm în mod continuu o campanie de colectare și actualizare a datelor dumneavoastră.

3.2.  Temeiurile legale în baza cărora prelucrăm datele dumneavoastră personale (altele decât datele sensibile)

Prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal, altele decât datele sensibile, pentru a încheia un contract cu dumneavoastră, la cererea dumneavoastră, sau pentru a executa un contract încheiat cu dumneavoastră, prin care ne obligăm să prestăm serviciile noastre.  În ceea ce priveşte comunicările noastre de marketing, prelucrăm datele dumneavoastră pe baza consimţământului la prelucrare pentru acest scop specific. Putem prelucra datele dumneavoastră pentru îndeplinirea obligaţiilor noastre de arhivare, a obligaţiilor de a comunica unor autorităţi publice, la cerere, anumite informaţii sau a altor obligaţii legale. De asemenea, sunt cazuri în care prelucrăm datele dumneavoastră în temeiul interesului nostru legitim, de exemplu atunci când vă comunicăm informații despre calendarul anual, activitatea copiilor, alerte medicale, reguli interne, etc, pentru a facilita accesul la serviciile noastre educaționale.

3.3. Temeiurile legale în baza cărora prelucrăm datele personale sensibile

Având în vedere specificul activităţii noastre (furnizare de servicii educaționale), este normal să colectăm sau să prelucrăm și datele dumneavoastră sensibile cu caracter personal, inclusiv date furnizate de către dumneavoastră despre copiii înscriși la grădiniță, ai căror tutore legal sunteți.

Vom realiza aceste prelucrări pe baza următoarelor temeiuri juridice:

– Atunci când prelucrarea este necesară în scopuri legate de raportarea către autorități, inclusiv către Ministerul Educației și entități aflate în subordinea acestuia, prin intermediul bazelor de date pe care acesta/acestea le administrează, ca de exemplu SIIR (Sistemul Informatic Integrat al Învățământului din România) sau prin baza de date privind raportul anual de autoevaluare internă sau externă (după caz) a unităților de învățămînt, conform reglementărilor legale în vigoare.

– Atunci când prelucrarea este necesară în scopuri legate de menținerea, prevenirea sau evaluarea stării de sănătate a colectivității, conform reglementărilor legale în vigoare, inclusiv raportarea către Ministerul Sănătății/Direcția de Sănătate Publică ori către alte entități aflate în subordinea acestora.

– Putem prelucra datele dumneavoastră și în situații de urgență medicală sau alte situații în care vă aflați în incapacitate (fizică sau juridică) de a consimți la prelucrare, putem prelucra datele dumneavoastră sensibile în scopul protejării intereselor vitale ale dumneavoastră sau ale copiilor dvs. (sau ale unei alte persoane fizice). În cazuri urgente, poate fi necesar să prelucrăm datele dumneavoastră medicale din motive de interes public în domeniul sănătăţii publice; de exemplu: protecţia împotriva epidemiilor.

În situația în care între dumneavoastră și noi apar diferende pe care nu le putem soluționa împreună pe cale amiabilă, este posibil să prelucrăm datele dumneavoastră sensibile (de exemplu, informațiile medicale privind copiii înscriși la grădiniță  pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept al nostru în instanță.

 

4. Scopurile pentru care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal

4.1. Prestarea de servicii educaționale: oferirea de servicii educaționale, al căror beneficiar final este copilul dumneavoastră; înregistrarea serviciilor educaționale oferite; inclusiv oferirea de servicii promoţionale sau informații despre promoțiile noastre; identificarea dumneavoastră, a beneficiarilor serviciilor noastre şi a serviciilor furnizate; comunicarea cu dumneavoastră cu privire la serviciile educaționale furnizate.

4.2. Comunicări de marketing. Comunicarea cu dumneavoastră prin orice mijloace (de exemplu, e-mail, telefon mobil sau fix, mesaje telefonice (SMS-uri), poştă, mesaje transmise pe platformele de socializare sau în persoană) noutăţi privind serviciile educaționale disponibile la Grădiniță, furnizarea altor informaţii care v-ar putea interesa, din partea noastră sau a partenerilor noștri.

 4.3. Gestionarea sistemelor noastre de comunicaţii şi IT (tehnologia informaţiei). Gestionarea sistemelor noastre de comunicaţii; gestionarea securităţii noastre IT; realizarea auditurilor de securitate asupra reţelelor noastre IT, emiterea de rapoarte către instituțiile abilitate sau repararea unor erori de sistem.

4.4. Îndeplinirea obligaţiilor noastre legale. Îndeplinirea obligaţiilor noastre legale cu privire la ținerea contabilitatății, îndeplinirea obligațiilor fiscale, arhivare, securitate, păstrarea evidenţelor, raportare către autorități și a altor obligații cerute de ligislația în vigoare.

4.5. Gestiunea financiară. Eliberarea dovezilor de facturare și plată către dumneavoastră; încasarea plăţilor de la dumneavoastră inclusiv înregistrarea plăților efectuate de altă persoană în numele dumneavoastră; recuperarea debitelor de la dumneavostră; restituirea unor sume de bani către dumneavoastră; transmiterea de notificări; trimiterea în instanţă; elaborarea de rapoarte financiare/ operaţionale, a rapoartelor de activitate şi emiterea situaţiilor financiare/ cu privire la contracte.

4.6. Soluţionarea disputelor. Formularea de cereri şi de apărări înaintea autorităţilor publice şi a altor entităţi care soluţionează dispute.

4.7. Sondaje: Realizarea de sondaje şi adresarea de întrebări către dumneavoastră cu scopul de a obţine opinia dumneavoastră cu privire la serviciile noastre sau cu scopul de a vă putea oferi servicii particularizate în funcție de necesitățile dumneavoastră, rezultate din derularea relațiilor noastre contractuale.

4.8. Îmbunătăţirea produselor şi a serviciilor. Identificarea potenţialelor probleme cu privire la serviciile noastre existente în vederea îmbunătățirii acestora (inclusiv prin realizarea de audituri); testarea îmbunătăţirilor realizate asupra serviciilor noastre sau a noilor noastre servicii; soluţionarea sesizărilor dumneavoastră.

 4.9. Supravegherea spațiilor Grădiniței. Sistemele CCTV montate pentru supravegherea spațiilor, acolo unde acestea există.

 

5. Cui transmitem datele dumneavoastră personale

Categoriile de destinatari cărora transmitem datele dumneavoastră personale sunt:

– Autorități publice din România, în special autorități publice în domeniul educației șă sănătății, la cererea acestora sau din inițiativa noastră, în acord cu legislația aplicabilă.

– Contabili, auditori, avocați și alți consultanți profesionali externi, din România – aceștia vor fi obligați printr-o lege sau prin contractul încheiat cu noi să păstreze confidențialitatea datelor dumneavoastră.

– Persoane fizice sau juridice care acționează ca persoane împuternicite pentru Grădiniță, în diverse domenii (de exemplu, servicii de contabilitate, servicii de IT, servicii de plată, etc.), pe care îi vom obliga să respecte cerințele legislației care vă protejează drepturile – aceștia prestează anumite servicii pentru noi.

– Orice persoană, agenție sau instanță relevantă din România sau din alt stat – în măsura necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept al Grădiniței în instanță.

– Partenerii noștri/colaboratorii, cu care ne aflăm în relații contractuale – furnizori de servicii de marketing, etc.

– Medicii colaboratori, fiecare dintre aceştia fiind obligaţi prin lege sau prin contractul încheiat cu noi să păstreze confidenţialitatea datelor dumneavoastră.

 

6. Cât timp păstrăm datele dumneavoastră cu caracter personal

Vom păstra datele dumneavoastră cu caracter personal în format fizic și/sau electronic pe toată durata cât copilul dumneavostră fregvențează cursurile noastre dar și după această perioadă potrivit termenului prevăzut fie de legislația în vigoare, fie de politicile noastre interne, pe o perioadă cuprinsă între 1 an si 100 de ani. Pentru stocarea datelor dumneavoastră în format electronic folosim atât serverele proprii, cât și serverele frunizorilor noștri de tehnologie.

 

7. Cum procedăm ca datele dumneavostră să rămână în siguranță?

Vă informăm faptul că în permanență ne preocupă siguranța datelor cu caracter personal și încercăm să implementăm toate măsurile necesare. Vă asigurăm că datele dumneavoastră personale sunt păstrate în siguranță: – cu măsuri tehnice corespunzătoare; –  cu măsuri organizatorice adecvate; – împotriva prelucrării neautorizate; – împotriva prelucrării ilegale; – împotriva pierderii accidentale sau ilegale; – împotriva distrugerii accidentale sau ilegale. Deși luăm toate măsurile rezonabile pentru a asigura securitatea datelor dumneavostră, Grădinița nu poate garanta lipsa oricărei încălcări de securitate sau imposibilitatea de penetrare a sistemelor de securitate. În cazul nefericit și puțin probabil în care o astfel de încălcare va surveni, vom urma procedurile legale pentru limitarea efectelor și informarea persoanelor vizate.

Dacă avem un grad de certitudine rezonabil că s-a produs o încălcare a securității prelucrării datelor dumneavoastră personale, atunci: – raportăm incidentul de securitate către managementul companiei; – analizăm în ce măsură este necesară notificarea Autorității de Supraveghere cu privire la incidentul de securitate; – informăm persoana vizată

investigăm incidentul de securitate și evaluăm impactul asupra protecției datelor; – depunem toate eforturile pentru atenuarea riscului imediat de producere a unui prejudiciu.

 

8. Care sunt drepturile dumneavoastră?

8.1. În primul rând, aveți dreptul de acces la datele dumneavoastră personale. În cazul în care solicitați acest lucru, noi confirmăm că prelucrăm sau nu prelucrăm datele dumneavoastră personale și care sunt aceste date. În cazul în care prelucrăm datele dumneavoastră personale și solicitați acest lucru, putem să: – vă furnizăm o copie a datelor dumneavoastră; – vă furnizăm scopul prelucrării; – vă furnizăm destinatarii sau categoriile de destinatari; – vă furnizăm perioada estimată pentru stocarea datelor sau criteriile utilizate pentru stabilirea perioadei.

 8.2. Aveți dreptul de rectificare a datelor dumneavoastră personale. În cazul în care solicitați acest lucru, noi rectificăm datele cu caracter personal inexacte sau incomplete, în măsura în care prelucrăm datele dumneavoastră personale.

8.3. Aveți dreptul la ștergerea datelor dumneavoastră personale. Ștergem datele dumneavoastră personale fără întârzieri nejustificate, dacă: – solicitați ștergerea datelor dumneavoastră personale; – datele dumneavoastră personale nu sunt necesare scopurilor noastre de prelucrare a datelor dumneavoastră personale; – vă retrageți consimțământul pe care se bazează prelucrarea datelor dumneavoastră personale și nu există un alt temei juridic pentru prelucrarea datelor dumneavoastră personale; retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragerea acestuia; – datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal; – datele cu caracter personal trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale care ne revine în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern al unui stat membru.

8.4. Aveți dreptul de restricționare a prelucrării datelor dumneavoastră personale în următoarele cazuri: – solicitați restricționarea prelucrării datelor dumneavoastră personale; – contestați exactitatea datelor dumneavoastră personale, pentru o perioadă care ne permite să verificăm exactitatea datelor; – prelucrarea datelor dumneavoastră personale este ilegală; – nu avem nevoie de datele dumneavoastră personale în scopul prelucrării noastre, dar solicitați datele dumneavoastră personale pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță. Dacă obțineți o restricționare privind prelucrarea datelor dumneavoastră personale, trebuie să vă informăm înainte de ridicarea restricționării. Avem obligația de a vă notifica rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal sau restricționarea prelucrării.

8.5. Aveți dreptul la portabilitatea datelor dumneavoastră personale în următoarele cazuri: – ați furnizat datele într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat; – prelucrarea datelor se bazează pe consimțământ; – prelucrarea este efectută prin mijloace automate.

8.6. Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dumneavoastră personale în următoarele cazuri: – când prelucrarea datelor cu caracter personal are ca scop marketingul direct; – când datele cu caracter personal sunt prelucrate în scopuri de cercetare științifică sau istorică, cu excepția cazului în care prelucrarea este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini din motive de interes public.

8.7. Aveți dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere. Autoritatea de supraveghere vă va informa despre progresul și rezultatul plângerii.

 

9. Cum vă puteți exercita aceste drepturi?

Printr-o solicitare scrisă. Cererea dumneavoastră trebuie să conțină o descriere detaliată și precisă a dreptului pe care doriți să-l exercitați. Vă rugăm să folosiţi oricând doriţi detaliile de contact din secţiunea de mai sus denumită Datele noastre de contact. Trebuie să ne furnizați o copie a unui document de identificare pentru a vă confirma identitatea.